Iedere ondernemer wilt zijn processen zoveel mogelijk automatiseren. Automatisering betekent namelijk ook efficiëntie en efficiënte leidt weer tot lagere kosten. Denk bijvoorbeeld aan het verlagen van foutmarges of het reduceren van de tijd die medewerkers kwijt zijn aan bepaalde bedrijfsprocessen. Processen automatiseren loont dus, maar welke processen zijn het meest geschikt voor een automatiseringsslag? 

1) Automatiseren van de facturatie 

Eigenlijk vliegen in elk bedrijf de facturaties om de oren. Het goedkeuren en betalen van facturen is een belangrijke klus, maar kan ook heel tijdrovend zijn. Zeker als dit volledig handmatig gedaan wordt. Gelukkig is het mogelijk om met de juiste tools de facturatie voor een groot deel – of zelfs helemaal – automatisch te verwerken. Door een automatische werkstroom te creëren zien alle verantwoordelijke de factuur maar één keer en vaak ook heel kort. Wanneer de factuur is goedgekeurd, belandt het automatisch bij degene die verantwoordelijk is voor de betaling ervan. 

2) Personeelsdossiers automatiseren 

Een personeelsdossier opstellen moet heel zorgvuldig gebeuren, wat direct ook betekent dat het tijd kost. Toch kan een groot deel van het digitale personeelsdossier automatisch worden geregeld. Neem bijvoorbeeld het proces van ziekmelding. Wanneer iemand langer dan 4 dagen ziek is, kun je er met processen voor zorgen dat dit dossier direct bij de ARBO terecht komt. Dit zorgt voor een enorme reductie van tijd dat kwijtraakt in het proces van ziekmelding. Het is maar een van de vele zaken dat voor een groot deel geautomatiseerd kan worden binnen een personeelsdossier. 

3) Automatiseer ook je inkoopcontracten

Met een digitale workflow kun je ook het proces van goed- of afkeuren van inkoopcontracten automatiseren. Je organiseert de verschillende inkoopstromen door iedere verantwoordelijke binnen de organisatie toe te voegen aan een werkstroom, waardoor elk contract snel en zorgvuldig opgesteld wordt. Daarnaast is het voor iedereen duidelijk hoe het contractmanagement ervoor staat en wie er verantwoordelijk is voor een volgende actie om het inkoopcontract op te stellen. 

Durf te automatiseren

Sommige ondernemers of ondernemingen vinden het spannend om de automatiseringsslag te maken. Begrijpelijk ook, waarom zou je belangrijke processen voor een groot deel in handen leggen van technologie en software? Het antwoord op die vraag is echter juist de reden dat processen automatiseren gestimuleerd moet worden. Met de juiste tools verklein je met automatisering juist namelijk de foutmarge, ten opzichte van menselijke handelingen. Het voelt misschien als een sprong in het diepe, maar door processen te optimaliseren houd je juist veel bedrijfsprocessen aan de oppervlakte.